L’iscrizione al VIES (VAT Information Exchange System) è un passaggio cruciale per le aziende che desiderano effettuare operazioni intracomunitarie. Questo sistema consente di verificare la validità delle partite IVA all’interno dell’Unione Europea, facilitando il commercio tra i vari Stati membri. In questo articolo, esploreremo in dettaglio come funziona l’iscrizione al VIES per una partita IVA comunitaria, chi deve iscriversi, e come procedere per essere in regola.
Cos’è il VIES e a chi è rivolto
Il VIES è un sistema di scambio di informazioni creato dalla Commissione Europea per verificare la validità delle partite IVA intracomunitarie. Questo strumento è essenziale per le aziende che intendono commerciare beni e servizi all’interno dell’UE, poiché permette di confermare che i partner commerciali siano regolarmente registrati ai fini IVA nei rispettivi paesi.
Chi deve iscriversi al VIES
L’iscrizione al VIES è obbligatoria per tutte le aziende che intendono effettuare operazioni intracomunitarie. Questo include:
- E-commerce che vendono prodotti in altri paesi dell’UE.
- Aziende che acquistano beni o servizi da fornitori situati in altri Stati membri.
- Professionisti e imprese che forniscono servizi a clienti in altri paesi dell’Unione Europea.
Non è necessario iscriversi al VIES se si opera esclusivamente all’interno del territorio nazionale, come nel caso di un parrucchiere che serve clienti locali, anche se questi ultimi provengono da altri paesi.
Come iscriversi al VIES
Iscrizione al momento dell’apertura della partita IVA
Quando si decide di aprire una partita IVA, è possibile iscriversi al VIES direttamente durante questa fase. Per farlo, è necessario compilare il modello AA9/12, che include una sezione dedicata alle operazioni comunitarie. Qui dovrai indicare la tua intenzione di effettuare transazioni intracomunitarie.
Iscrizione successiva all’apertura della partita IVA
Se non hai effettuato l’iscrizione al VIES al momento dell’apertura della partita IVA, puoi comunque farlo in un secondo momento. Ecco come:
- Accedi al sito dell’Agenzia delle Entrate con le tue credenziali SPID o CIE.
- Vai alla tua area riservata e seleziona “Servizi per comunicare”.
- Clicca su “Archivio VIES” e seleziona l’opzione per la comunicazione di inclusione.
- Inserisci il tuo numero di partita IVA nel box di testo corrispondente e clicca su “Invia”.
Una volta completata questa procedura, la tua partita IVA sarà immediatamente inserita nell’elenco VIES e potrai iniziare a effettuare operazioni intracomunitarie.
Verifica della partita IVA intracomunitaria
Dopo l’iscrizione, è importante verificare la validità della propria partita IVA e di quelle dei propri partner commerciali. Questo può essere fatto utilizzando lo strumento di verifica del VIES. Basta selezionare il paese in cui è registrato il partner commerciale e inserire il numero di partita IVA da convalidare.
Struttura delle partite IVA nei diversi Stati membri
Ogni Stato membro dell’UE ha una struttura specifica per le partite IVA. Ad esempio:
- Germania: 9 cifre
- Italia: 11 cifre
- Francia: 2 cifre (chiave informatica) + 9 cifre (SIREN)
- Irlanda del Nord: Codice paese “XI” + 9 cifre
Consultare la tabella delle strutture delle partite IVA può aiutare a verificare che il numero fornito sia conforme al formato in vigore nel rispettivo Stato membro.
Importanza dell’iscrizione al VIES
Iscriversi al VIES è fondamentale per diverse ragioni:
- Compliance fiscale: Essere iscritti al VIES è un requisito legale per effettuare transazioni intracomunitarie senza incorrere in sanzioni.
- Fatturazione corretta: Consente di emettere fatture al netto dell’IVA, che verrà autoliquidata dal cliente nel suo paese.
- Verifica dei partner commerciali: Facilita la verifica della validità delle partite IVA dei propri partner commerciali, riducendo il rischio di frodi.
Procedure per ottenere un numero di partita IVA in un altro Stato membro
Se la tua azienda intende operare in altri Stati membri, potrebbe essere necessario ottenere un numero di partita IVA in quei paesi. Le procedure variano da paese a paese, ma in generale, è possibile contattare le autorità fiscali locali per avviare il processo di registrazione.
Rappresentanza fiscale
In alcuni casi, come per le aziende con sede in paesi terzi (es. Svizzera), è obbligatorio avvalersi di un rappresentante fiscale. Questo professionista si occuperà della registrazione IVA e di tutti gli obblighi fiscali e di rendicontazione nel paese di riferimento.
Fatturazione e dichiarazioni fiscali
Una volta iscritti al VIES, è importante sapere come gestire la fatturazione e le dichiarazioni fiscali per le operazioni intracomunitarie.
Per le consegne intracomunitarie B2B, è necessario emettere una fattura al netto dell’IVA. Tuttavia, per poter fatturare in esenzione di IVA, devono essere soddisfatte alcune condizioni:
- Il fornitore deve avere un numero di partita IVA nel paese di partenza.
- Il cliente deve avere un numero di partita IVA nel paese di destinazione.
- La merce deve essere effettivamente spedita da un paese all’altro.
Se il cliente non fornisce un numero di partita IVA valido, sarà necessario emettere una fattura comprensiva di IVA.
Dichiarazioni fiscali
Le aziende devono anche presentare dichiarazioni fiscali periodiche, come le dichiarazioni IVA locali e le dichiarazioni Intrastat. Questi documenti sono essenziali per il monitoraggio delle transazioni intracomunitarie e per garantire la conformità fiscale.
Supporto professionale
Gestire l’iscrizione al VIES e le relative pratiche fiscali può essere complesso, soprattutto per le aziende che operano in più paesi. Per questo motivo, è consigliabile avvalersi del supporto di un commercialista o di un consulente fiscale esperto. Questi professionisti possono aiutare con:
- La compilazione e presentazione dei moduli necessari.
- La verifica della validità delle partite IVA dei partner commerciali.
- La gestione delle dichiarazioni fiscali e della fatturazione.
Consulenza gratuita
Molti servizi di consulenza offrono incontri gratuiti e non vincolanti per analizzare le esigenze fiscali delle aziende. Questo può essere un ottimo punto di partenza per chi è nuovo nel mondo delle operazioni intracomunitarie e necessita di orientamento.